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Webサイト管理者の基礎知識とサイト運営フロー

作成日:2016.06.30

最終更新日:2016.07.1

カテゴリー:Tips

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ある日突然、会社のWebサイト管理者に任命されたらどうしますか?

Webに抵抗がない人なら、アクセス解析したりプレスリリースを更新したりすればいいのかな?といくつか思い浮かぶこともあるでしょう。いま挙げたふたつの項目はどちらも正しいのですが、それだけではスムーズで的確な管理はできません。
もう少し根本的な部分から理解して、広く管理していく必要があります。

Webサイトは作って終わりではありません。むしろ、作ってからが本番です。
的確な運用をしていくことによって、よりビジネスに寄与する形へと改善していくこともできます。

今回は、Webサイト管理者が知っておくべき基礎知識と、簡単な運用フローを紹介します。

1.Web担当者の事前準備

Webサイトの管理といわれると「ユーザー対応」や「アクセス解析」などが思い浮かびますが、そういった具体的な行動の前に、管理者として知っておくべきことと決めておくべきことがあります。

事前準備として必要なことは、端的に述べて以下の3点です。

  • 運用の目的を理解する
  • Webサイトの環境を把握する
  • 外注かインハウスか決める

それでは、それぞれの項目を説明していきましょう。

1-1.運用の目的を理解する

企業のWebサイトには必ず目的とターゲットがあります。
これを理解することが、管理者として最初にするべきことです。

Webサイトには、「ユーザーとの接点を増やして問い合わせ件数を増やす」「製品・サービスの認知度を増やす」「オンラインからの注文を増やす」など、明確な理由があります。
地元集客メインの実店舗型であれば、「とくにWebからの集客は考えていなくて、名刺の代わりに店舗の案内だけできればいい」というサイトもあるでしょう。

こういったサイトの目的は、Webサイトの運用方針や配信するコンテンツに関わってきます。
また、目的に沿って想定するターゲット層も設定されているはずです。
管理者であれば、必ず把握しておきましょう。

基本的に、目的やターゲットはWebサイトの制作段階で詰めているはずです。目的は掲載内容を左右するので、サイト設計に必須なのです。(詳細:ホームページ作成手順を知ろう!Web制作の流れ4ステップ
制作に関わっていないが管理者になる場合、必ず制作に携わったメンバーから引き継ぎをしておきましょう。もし社内に制作に立ち会った人が残っていなければ、制作会社と連絡を取ってみるのもひとつの手です。

この時点で目的やターゲットが決まっていなければ、管理を始める前に関係者と話し合って決めておくことが大切です。
ここで目的とターゲットを把握しておくことで、的確な集客戦略を組んだり、スムーズな顧客対応をしたりできるようになります。

1-2.Webサイトの環境を把握する

Webサイトの環境とは、Webサイトがインターネットで公開されるために必要なものを指します。企業の担当者であれば、以下の3つについては把握しておくようにしましょう。

  • サーバー
  • ドメイン
  • SSL証明書

詳細は「2.Web担当者の基礎知識」で後述しますが、この3つは定期的な契約更新が必要なものです。
どこで契約していていつ期限がくるのか、コストはどれだけかかっているのか、担当者としてきちんと認識しておきましょう。

1-3.外注かインハウスか決める

一言で「Webサイトの管理」といっても、管理項目は多岐に渡ります。
そのすべてを社内で行う、つまりインハウス運用することは不可能ではありません。しかし、企業によっては丸ごと外注しているところもあります。

まずはWebサイトの管理としてどのような項目があるのかを把握し、それが社内でできるかどうか検討してみましょう。
サイト管理者がやるべきことを、具体的に列挙してみます。

  • コンテンツ更新
  • アクセス状況の解析
  • UI/UXの分析、改善
  • 問い合わせなどに対する対応
  • サーバー管理
  • システム調整

他にも、広告運用やメールマガジン配信が含まれることもあるでしょう。
交流型のWebサイトであればユーザーとの交流も重要な仕事となるでしょうし、近年ではSNS運用が含まれることも多くあります。

まずは自サイトの管理に必要な項目を書き出し、自分にできることとできないことをわけていきましょう。
その度合いに応じて、外注するかインハウス運用するか決めていくことがおすすめです。

1-3-1.外注が向いている場合

HTML」「サーバー」などといわれてもサッパリ、しかも社内のフォローもない、という方は、管理全体の外注を考えましょう。
全体的なディレクションをする立場として関わっていけば、次第に管理を包括的に理解できるようになっていきます。できることを少しずつ増やして、徐々にインハウスに移行していってもいいでしょう。

一口に「外注」といってもその形はさまざまで、管理全体を担当してくれるところから、デザインやシステムの改善・開発などと特定のジャンルをサポートしてくれるところもあります。

1-3-2.インハウスが向いている場合

ある程度サイトの制作や運用に携わったことがあるのであれば、インハウスを検討してもいいでしょう。
まったく知識がない人より作業分担が明確に行えるはずなので、ディレクション業務もスムーズにいくはずです。

経験したことのある作業、勉強すればできそうな作業は自分で担当し、それ以外の作業は知識を持つ身内や外部へ依頼する形をとります。自信と時間があれば、全て1人でやるのも手です。

2.Web担当者の基礎知識

次に、Web担当者が最低限知っておくべき基礎知識をまとめました。
管理の実作業自体は外注するというケースでも、以下の5項目は確実に理解しておきましょう。

  • サーバー
  • ドメイン
  • SSL証明書
  • CMS
  • 解析ツール

それでは、ひとつずつ説明していきます。

2-1.サーバー

サーバーとは、インターネット上の「土地」のような場所です。
Webサイトという「家」をインターネットで公開するためには、インターネット上に「土地」が必要だということですね。

サーバーには、レンタルするものと自社で運営しているものの2つがあります。
他社からレンタルしてきている場合は、プランの内容とコスト、サポート内容を把握しておくことが大切です。

サーバーの詳細記事:サーバーとは何か?ウェブサイト運営者に必要な基礎知識

2-2.ドメイン

ドメインとは、「インターネット上の住所」のようなものです。
URLにおけるそのサイト独自の部分であり、当サイトであれば「https://nandemo-nobiru.com」のうち、「nandemo-nobiru.com」の部分がドメインに該当します。

これは他と重複しない独自のものであり、取得も早い者勝ち。
ドメインの運用期間を知らずに更新を忘れてしまった場合、ドメインは所有権がなくなり解放されてしまいます。
すると、Webサイトへアクセスできなくなってしまったり、他の人が解放されたドメインを取得することで再取得が難しくなったりしてしまいます。

そのため、次の2つのことには注意しておきましょう。

  • 使用サービス
  • 使用期間

多くの場合、ドメインは「お名前.com」などのドメイン管理サービスで取得、運用しています。
サーバーと運営元が同じドメインサービスを利用していることも多いでしょう。

サーバーとセットで運用している場合は、サーバー契約が続くかぎりドメインも運用されます。サーバーのレンタル期限に気をつけておけばいいでしょう。
一方、ドメイン管理サービスを使っている場合は1年や3年など運用期間が必ず設定されています。その期間がいつまで続くのかを把握して、更新し忘れがないようにしましょう。

2-3.SSL証明書

SSL証明書とは、ユーザーが安心してWebサイトを使用できるようにする仕組みです。
「独自SSL」「SSLサーバー証明書」と呼ぶこともあります。
サーバーやドメインと同様に運用期間が設定されているため、いつまで有効かを把握し、更新を忘れないようにしましょう。

SSL証明書には、大きく分けて2つの役割があります。
1つ目は、Webサイトを提供するサーバーの正規性を証明すること。
2つ目は、サーバーとユーザーの通信を暗号化すること。

とくに後者は、氏名やメールアドレスなどを入力するページがあるサイトには重要です。SSL未導入のサイトに個人情報は入力しない、というユーザーもいるので、webサイトのビジネス利用にはSSLの導入が必須だといえます。

SSL証明書を導入しているWebサイトは、ブラウザのURLフォームから確認できます。
下の画像を見てみてください。

これは当サイトのトップページですが、URLの最初が「http」ではなく「https」となっています。「https://~」というURLのサイトは、SSL証明書を導入しているサイトです。
URLの左側にある鍵マークをクリックして「詳細」をクリックすると、証明書の内容を確認できます。

SSL証明書はサーバーやドメインと異なり、これがなければweb上でサイト公開できない、というものではありません。しかしSSL証明書の有無でWebサイトに対する信頼性が大きく左右されるので、企業サイトには導入をおすすめします。
また、代表的な検索エンジンであるGoogleは「SSL導入サイトを優先する」と公表しているため、SEO的な効果も期待できます。

2-4.CMS(コンテンツ管理システム)

CMSとは「Content Management System」の略で、Webサイトの管理・更新ができるシステムのことです。
画像やテキストなど、Webサイトのコンテンツを一元管理できるので、Webの知識が少ない人でも比較的容易にサイト管理できるようになります。

近年では、Webサイト制作にこういったCMSを導入することが多くなってきました。
代表的なものとしては、「WordPress」や「Movable Type」などが挙げられます。
管理するWebサイトがこのようなシステムで構築されているのであれば、ある程度管理が楽になるでしょう。逆にいえば、CMSなしで組まれているWebサイトであれば、管理に少し専門的な知識が必要になってくるかもしれません。

Webサイトがどのようなシステムで構築されているかによって、メンテナンス方法は変わってきます。更新作業を自分で行うにしても外注するにしても、使用システムを把握しておくことで、細かいところまでケアが行き届くようになります。
結果としてWebサイトの質が向上し、トラブル防止にも繋がるので、サイトがCMSで組まれているかどうか、組まれているならどのCMSが使われているのか、把握しておきましょう。

2-5.解析ツール

ビジネスサイトには、ユーザーの思考や行動を理解するマーケティング的な視点が重要です。
Webサイトを見ている人が自分たちの顧客層とどの程度重なっているのか、サイト内でどのような行動をしているのか理解することで、サイトの構造やコンテンツを改善していけるからです。

来訪したユーザーの数や時間、行動などは、さまざまな解析ツールを使って調べることができます。
代表的なツールは以下の2つです。

  • Google Analytics
  • Google Search Console

それぞれの役割を、簡単に紹介します。

Google Analytics(グーグルアナリティクス)

Googleが提供している無料のアクセス解析ツールです。
このツールを使うことで、ユーザーがWebサイトに訪れる経路や回数、時間や使用デバイスなどを知ることができます。

Google Analyticsはアクセス解析の定番で、使い方を解説した記事や本が充実しています。
わからないことがあってもすぐ調べられるので、初心者でも使いやすいでしょう。無料という点でもハードルが低いので、まずは導入してみることをおすすめします。

Google Search Console(グーグルサーチコンソール)

こちらもGoogle社が無料で提供しているツールです。

自分のWebサイトがGoogleからどのように評価されているのか?を把握できる唯一のツールであり、SEO(検索エンジン最適化)において非常に重要な役割を持っています。
先ほどのGoogle Analyticsと連携できるため、セットでの導入をおすすめします。

Search Consoleでわかることは、主に下記2点です。

  • GoogleからのWebサイトの評価がわかる
  • Webサイトへの流入キーワードがわかる

GoogleからのWebサイトの評価がわかる

検索エンジンにはクローリングという工程があり、Web上に存在する無数のWebサイトは、この機能によって情報を取得され、検索結果に表示されるようになります。
Search Consoleでは、クローリングの結果わかったあなたのWebサイトの問題点を知ることができます。
ここで表示された問題点を改善するとSEOの改善にも繋がるため、貴重な情報です。

Webサイトへの流入キーワードがわかる

流入キーワードは重要な情報です。

ユーザーが実際に検索したキーワードは、そのままユーザーのニーズに直結します。
ユーザーがどのような情報を自分のWebサイトに求めているのかを判断する資となるため、コンテンツの方向性を決める重要な手がかりとなります。

3.Webサイト運用の3ステップ

最後に、Webサイトを管理・運用するフローを把握しておきましょう。
Webサイトの目的や規模によって管理に必要な手続きはさまざまですが、基本的な流れは一緒です。

Webサイトの日常的な運用は、下の3ステップを繰り返すことで成立しています。

  1.  ユーザーのアクセス状況を解析する
  2. データを分析して改善点を検討する
  3.  改善をWebサイトに反映させる

それでは、それぞれのフローを説明していきましょう。

3-1.ユーザーのアクセス状況を解析する

まずは、Webサイトに訪れるユーザーの現状を把握します。
Googleアナリティクスを使えば「よく見られているページ」「滞在時間」「離脱率」などがわかるので、それらの数値を理解しておきましょう。

Webサイトでビジネスの成果を上げたいのであれば、いかにして人を集めるか、ということが重要になります。多くの人を集めて、できるだけサイト内を巡回してくれるようにするには、アナリティクスからわかる数値が大きな助けになります。

解析する期間は自由に設定できるため、「1日」「1週間」「1カ月」「半年」など、短期的な視点・長期的な視点両方で情報を把握しておきましょう。

3-2.データを分析して改善点を検討する

現状が把握できたら、情報を分析して改善策を見つけだします。

目的の達成率から改善点を見つけだす

情報を分析する上で一番重要なことは、「Webサイトの目的をどれぐらい達成できているか」という点です。

Webサイトの改善とは、目的をより効率よく達成するために行う施策のことで、そのためには目的に対する現状の把握が必須です。
たとえば「認知度を上げてブランドイメージを構築する」ことがWebサイトの目的なのにアクセスが伸び悩んでいるのであれば、「アクセスを今より増やさなければならない」という課題が浮かび上がってきます。その課題を達成するためには、「一度訪れたユーザーが、サイト内の他のコンテンツも巡回してくれるように回遊性を上げる」などの施策が考えられます。

実際の作業としては、画像やキャッチコピーの差し替え、ページ構造の再構築などが挙げられるでしょう。関連記事などのリンクユニットの配置も効果的です。

参考:記事下リンクユニットでPV数が変わる!サイト内の回遊性を上げる方法

Googleアナリティクスには日付とメモを入力する箇所もあるため、なんらかの改善を行ったら記録しておくといいでしょう。施策が実際の数値にどのような影響を与えたか、を判断する材料になります。

更新担当者のフィードバックを集める

また、アナログな手法ですが、管理者が複数人の場合は関係者の意見を募ることも有効です。目的を共有していても人によって気になるポイントは異なるので、Webサイトへの感想・意見はさまざまです。
「このページは読みやすい・読みづらい」「このバナーは押したくなる」「この画像、合ってない気がする」など、ひとつのページに対してもさまざまな感想があります。複数の視点を得ることによって、それまで見えなかった問題点が見えてくることがあります。

また、もしWebサイトに直接関わりのない第三者が身近にいたら、その人からの感想も貴重な意見となります。

3-3.改善をWebサイトに反映させる

改善点が見つかったら、今度はそれを実際に反映させましょう。
ここは技術的な部分になるため、外注することも多いフェーズです。

「画像を差し替える」「ページの構造を変える」「コンテンツを整理する」など、改善策はさまざまです。HTMLやCSS、JavaScriptなどの記述、あるいはデザイン系の作業が発生することが多々あります。
Webサイトで使用される画像や写真には、主にAdobe社の「Photoshop」や「Illustrator」などで作成されます。高額なソフトを購入しなければならず、かつ使いこなすためには経験や知識が必要となるので、初心者にはややハードルの高い作業です。
社内で実施する場合は誰が担当するか明確にし、できる人がいなければ、コーディングやプログラミング、グラフィックなどの専門的な作業は外部に委託しましょう。

Webサイトの改善が終わったら、またステップ1から見直していきます。
この3ステップを繰り返していくことで、Webサイトはどんどん磨かれ、見る人にとっても素晴らしいものになっていくでしょう。

4.まとめ

以上、Webサイトの管理についてみてきましたが、自分がどのようなことをすればいいかイメージできたでしょうか。

Webサイトの管理、と一言でいっても、その作業内訳は膨大な量になります。
必要とされる技術もさまざまなので、まずは「自分にできること」「できないこと」を明確にするところから始めていきましょう。

上記の内容をアウトラインとし、日々の管理におけるヒントとしてくださいね。

著者:石戸 康平
埼玉&東京で活動するフリーランスのWebクリエーター。
受注よりも運用に重きを置いた制作をしており、
企業のWeb活動全般をサポートする。
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